Die Problemstellung: Lange Entscheidungswege

In der Geschäftswelt gibt es wohl nichts Frustrierendes, als das Warten auf die Freigabe eines Projektes – besonders wenn der Ausgang unsicher ist. Sie haben enorm viel Zeit und Energie in die Entwicklung eines wichtigen Projektes gesteckt und haben es innert Rekordzeit fertig gestellt - um schlussendlich tatenlos den Entscheidungsprozess abzuwarten. Unglücklicherweise sind den Entscheidungsträgern oftmals die Hände gebunden, weil Ihnen die nötigen Informationen fehlen, um eine Freigabe zu erteilen.

Diese Faktoren tragen zu dieser Problematik bei:

• Fehlerhafte Daten, die Entscheidungen beeinflussen: Entscheidungen können aufgrund von fehlerhaften Daten in Workflow-Applikationen behindert werden. Die Abklärung der Korrektheit der Daten kann den Entscheidungsprozess regelrecht blockieren.

• Zeitintensive manuelle Datenerfassung: Unternehmen, die ihre Daten manuell aus einer grossen Menge an Dokumenten erfassen, haben oftmals lange Wartezeiten bis die Daten in das ECM, ERP oder eine andere Workflow-Applikation überliefert werden und im richtigen Format zur Verfügung stehen. Arbeitsrückstaus können zu zusätzlichen Verzögerungen führen.

• Unvollständige Datenerfassung: Wenn die Datenerfassung mangelhaft ist und dringend benötigte Daten nicht oder nur teilweise erfasst wurden, fehlt den Entscheidungsträgern oftmals die Grundlage, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Entsprechende Nachforschungen brauchen zusätzliche Zeit und unter Umständen zusätzliche Ressourcen in unterschiedlichen Abteilungen.

• Ungenügende Datenbankinformationen für Berichte: Viele Unternehmen verbinden ihre Datenbanken nicht korrekt mit zentralen Informationen, die für Vergleichsprozesse, Berichte und Analysen nützlich wären. Ohne den einfachen Zugriff müssen Vorgesetze die Originaldokumente beiziehen und manuell recherchieren, um Entscheidungen treffen zu können.

• Langsame und ineffiziente Betriebsabläufe: Langsame, verzettelte und ineffiziente Arbeitsprozesse innerhalb eines Betriebs erschweren es Vorgesetzten, schnell die nötigen Informationen einzuholen – was wiederum den Entscheidungsprozess verzögert.

Um Ihren Entscheidungsprozess zu beschleunigen, brauchen Sie eine Lösung mit folgenden Eigenschaften:

• Hohe Datenqualität zur Workflowsteuerung: Eine automatisierte Dokumenten- und Datenerfassungslösung sollte garantieren, fehlerfreie Daten von Ihren Dokumenten in Ihre Workflow-Applikation einzuspeisen.

• Automatische Datenerfassung: Mit der automatisierten Dokumenten- und Datenerfassung können Sie die manuelle Dateneingabe praktisch eliminieren. Die automatisierte Lösung extrahiert die Daten von gescannten Dokumenten, übermittelt dann die Daten, und auch die gescannten Dokumente, in Ihre Workflow-Applikation oder andere Zielsysteme. Die Daten stehen Ihnen somit am Tag des Erhalts des Dokuments unmittelbar für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.

• Vollständige Daten: Mit der manuellen Datenerfassung kann es geschehen, dass wichtige Daten auf den Dokumenten übersehen werden. Die automatisierte Datenerfassung ist darauf ausgerichtet alle von Ihnen benötigten Daten automatisch, schnell und effizient zu erfassen.

• Datenbanktabellen-Vergleiche mit sofortigem Zugang zu Informationen: Eine Datenerfassungslösung von AnyDoc kann so konfiguriert werden, eine existierende Datenbanken als Referenz zu benutzen, um die Daten automatisch zu überprüfen und zu bestätigen. Sie kann ebenso Informationen abrufen und einfügen, wenn diese auf einem Originaldokument fehlen.

• Betriebsabläufe werden optimiert: Ihre Betriebsabläufe werden durch eine automatisierte Datenerfassung viel effizienter. Durch die schnellere und sichere Bereitstellung von relevanten Daten werden Betriebsabläufe schneller und präziser.