Die Problemstellung: Ungenügende Produktivität

Die Produktivität ist der Schlüssel zum Qualitätsprodukt und –service. Während die meisten Unternehmen in Ihren Kernkompetenzen eine sehr hohe Produktivität ausweisen, wird der administrative Bereich oftmals vernachlässigt und entwickelt sich zum unproduktiven Bremsklotz. Dazu gehört oftmals die Dokumentenverarbeitung. Diese Ineffizienz kostet das Unternehmen jährlich Unsummen an bekannten und versteckten Kosten.

Die ungenügende Produktivität macht sich wie folgt bemerkbar:

• Zeitintensive manuelle Datenerfassung: Die manuelle Erfassung von Daten von tausenden Dokumenten pro Woche in ein ECM, ERP oder Finanzbuchhaltungssystem ist zeitintensiv, fehleranfällig und behindert zudem produktives Arbeiten. Sobald das Volumen an zu verarbeitenden Dokumenten oder die Komplexität der Verarbeitung zunimmt, ohne dass zusätzliches Personal zur Verfügung steht, ist die Entstehung von Rückständen unausweichlich. Zusätzlich bedeutet die manuelle Datenerfassung oft auch die Notwendigkeit für zeitaufwändige Korrekturen von falsch eingegebenen Daten.

• Lange Entscheidungswege: Blockierte Projekte oder Zahlungsaufträge können die Produktivität eines Unternehmens erheblich reduzieren. Diese Verzögerungen sind oftmals das Resultat einer, oder mehreren, der folgenden Faktoren: Fehlerhafte Daten in Workflow-Applikationen, unvollständige Datenerfassungen, fehlende Datenbankinformationen für Analysen und eine langsame, ineffiziente Verarbeitung durch den Betrieb hindurch.

• Fehlende Messung der Produktivität: Ohne die geeigneten Messinstrumente ist es schwierig, die Effizienz Ihrer Datenverarbeitung zu erörtern. Entsprechend weiss das Unternehmen oftmals nicht, ob der Prozess kosteneffizient durchgeführt wird oder das Unternehmen finanziell unnötig belastet.

Um die Problematik der ungenügenden Produktivität zu eliminieren, brauchen Sie eine Lösung die folgende Eigenschaften aufweist:

• Automatisierte Erfassung: Durch die Einführung einer automatisierten Dokumenten- und Datenerfassung kann Ihr Unternehmen von einem drastischen Produktivitätsanstieg profitieren. Das gleiche Arbeitsvolumen, oder sogar mehr, kann mit weniger Arbeitsaufwand bewältigt werden. Die verfügbaren Arbeitsressourcen können besser ausgeschöpft werden und Arbeitsrückstände schwinden.

• Zugriff auf Daten, die für ein sofortiges Handeln erforderlich sind: Wenn Daten verfügbar und zugriffsbereit sind, können Entscheidungen schnell getroffen werden. Mit einer automatisierten Lösung können alle Dokumentendaten automatisch und fehlerfrei extrahiert werden um dann in Ihr ECM, ERP oder Finanzbuchhaltungssystem einzufliessen. Abgleiche mit Datenbanktabellen validieren die erfassten Daten anhand von bereits vorliegenden Hintergrundinformationen in Ihren Zielsystemen. 

• Prozessüberwachung: Durch die Erweiterung Ihrer Erfassungslösung mit einem Software-Tool können Sie zusätzlich von einer Echtzeit-Überwachung, graphischen Analysen und Leistungsberichten profitieren. Ermitteln Sie die Produktivität ihres Workflows und/oder einzelner Stationen und leiten Sie die nötigen Schritte ein, um diese noch weiter zu verbessern.