Die Problemstellung: Ungenügende Datenqualität

Wie viele Kundenanfragen betreffen inkorrekte Angaben in den Datenbanken Ihres Unternehmens? Die Zeit die aufgewendet werden muss, um die Fehler zu finden und sie zu beheben, könnte mit wesentlich wichtigeren Aufgaben verbracht werden. Und schlimmer noch, inkorrekte Daten in Ihrer Finanzbuchhaltung können weitere Probleme für die Buchprüfung Ihres Unternehmens bedeuten. Diese Probleme beginnen sobald manuell erfassten Daten in Ihre Systemwelt gelangen.

Diese Faktoren begünstigen das Problem:

• Manuelle Datenerfassung: Irren ist menschlich. Leider können Fehler in Ihr ECM, ERP oder andere Systeme gelangen wenn Daten von Hand eingegeben werden. Die Korrekturen solcher Fehler in Ihren Datensätzen schmälern Ihre Produktivität und kosten Ihr Unternehmen Zeit und Geld.

• Uneinheitliche Formate: Bei vielen Dokumententypen, wie z.B. Rechnungen, ist die Anordnung der relevanten Daten von einem Dokument zum anderen sehr unterschiedlich. Durch die manuelle Erfassung solcher Daten erreichen die Informationen Ihr Zielsystem in unterschiedlichen Formaten oder möglicherweise später als benötigt.

• Keine Zeit um Berechnungen zu überprüfen oder Daten quer zu vergleichen: Wenn die Zeit knapp ist und ein Berg von Papierdokumenten verarbeitet werden muss, gehen zusätzliche Aufgaben, die die Datenqualität Ihres Unternehmens verbessern könnten, oftmals unter. Möglicherweise fehlt es an Zeit die Dokumente zu verarbeiten, Finanzdaten abzugleichen oder auch die erfassten Informationen mit Ihren Datenbankdaten zu überprüfen. Dies ermöglicht, dass inkorrekte oder unvollständige Daten in Ihre Systeme gelangen.
   

Was braucht Ihr Unternehmen um diese Datenfehler von Ihren Zielsystemen fernzuhalten? Hier einige Lösungsansätze:

• Automatisierte Datenerfassung: Definieren Sie, welche Daten von Papierdokumenten erfasst werden und in welchem Format diese ausgegeben werden sollen. Verbessern Sie mit der automatisierten Datenerfassung die Datenqualität Ihrer Zielsysteme erheblich. Mit der Automatisierung wenden weniger Mitarbeiter ihre Zeit für die gleichen Aufgaben auf, wodurch Ihre Produktivität ansteigen wird. Die freigewordene Arbeitskraft kann produktiver eingesetzt werden, ohne Neueinstellungen tätigen zu müssen. Dies bedeutet weitere Einsparungen für Ihr Unternehmen.

• Automatisierte Kalkulationen: Eine automatisierte Lösung kann jede Belegzeilen in Ihren Dokumenten überprüfen und solche, die inkorrekt sind kennzeichnen was garantiert, dass nur korrekte Finanzdaten in das Zielsystem Ihres Unternehmens gelangen.

• Nachschlagetabellen: Mittels Anbindung von bestehenden Datenbanken, kann Ihre automatisierte Dokumentenverarbeitungslösung Ihre Daten effizient überprüfen bevor die Daten in Ihr ECM, ERP oder Finanzdatenbank gelangen. Es können einzelne Posten auf Ihren Dokumenten mit Beschreibungen in Ihrer Datenbank überprüft und Rechnungen mit Bestellungen in Ihrem Finanzbuchhaltungssystem abgeglichen werden, um die Zahlungsfreigabe zu beschleunigen.

• Datenprüfung: Die Prüfung erlaubt es, fraglich erkannte Schriftzeichen manuell zu korrigieren. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, werden die Daten an Ihr Zielsystem geleitet. Mit der Kombination aus automatischer Datenverarbeitung und manueller Überprüfung, können Sie als Unternehmen eine unübertroffene Datenqualität erreichen.
  

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