Neue Funktionen machen die Lösung für Dokumentenerfassung noch anwenderfreundlicher und erleichtern die Administration

Tampa/Wiesbaden – 25. Mai 2009 – AnyDoc Software, Experte für automatisierte Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten aller Art, stellt die neue Version seiner Lösung AnyDoc®CAPTUREit™ vor. Version 5.0 bietet zahlreiche Neuerungen für Funktionen rund um den Bereich zentrale und dezentrale Dokumentenerfassung.
 
Mit CAPTUREit können Unternehmen Dokumente sowohl über lokale Netzwerke scannen als auch von entfernten Standorten. Per Internet können die Daten für die Bearbeitung an eine zentrale Stelle geschickt werden. Das verhindert Verzögerungen bei Prozessen zur Dokumentenverarbeitung und senkt die Kosten für Porto und Bearbeitung. CAPTUREit kann individuell auf die speziellen Bedürfnisse von Kunden angepasst und nahtlos in das AnyDoc Software Portfolio für automatisierte Datenerfassung integriert werden.
 
Zu den Neuerungen der Version 5.0 gehören:
Eine überarbeitete, intuitive Benutzeroberfläche, die von den Anwendern mit einem persönlichen Layout individuell auf ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Mit minimalem Trainingsaufwand lernen die Anwender die Lösung zu bedienen und zu pflegen. Hohe Kosten für Training und Programmierung entfallen somit und die Gesamtkosten sinken.
 
Zudem liefert die aktuelle Version verbesserte Sicherheitsoptionen. Für ein schnelles und einfaches Setup können Anwender User- und Gruppen-Informationen aus Ihrem Windows Active Directory übernehmen. Optional kann eine automatische Ausloggfunktion aktiviert werden, die Anwender abmeldet, wenn eine Arbeitsstation über einen frei definierbaren Zeitraum nicht in Betrieb war. So wird eine unautorisierte Nutzung zusätzlich verhindert.
 
CAPTUREit bietet mit der Funktion „Profile Distribution“ außerdem die Möglichkeit Profile zentral zu hinterlegen und zu verwalten sowie die Informationen im gesamten Unternehmen weiterzugeben. Ein Profil beinhaltet u.a. Konfigurationen für die Bearbeitung spezieller Dokumentenformate und Typen wie beispielsweise Rechnungen. Über die Profile Distribution können Profile angepasst und mit Version 5.0 auch dezentral - ohne zusätzlichen Aufwand für Administratoren oder Anwender - an alle Standorte weitergegeben werden.
 
„New Communication” nennt sich eine andere wichtige Funktion für Anwender an entfernten Standorten. Sie liefert eine verbesserte Transparenz und Übersicht über Dokumente, die mit OCR for AnyDoc® bearbeitet werden sowie über Daten, die an Back-End-Systeme weitergegeben werden. OCR for AnyDoc macht die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Dateneingabe überflüssig. Daten beinahe jeder Art von Geschäftsdokumenten werden automatisch erfasst.
 
Nachdem die Dokumente von CAPTUREit zu OCR for AnyDoc weitergeleitet wurden, wird der Anwender benachrichtigt, wenn die Bearbeitung startet, abgeschlossen ist oder gelöscht wird. AnyDoc®EXCHANGEit™ überführt die Daten in eine große Anzahl an nachgestellten Systemen und informiert den CAPTUREit-Anwender, sobald der Prozess abgeschlossen ist. Wenn keine Datenextrahierung durch OCR for AnyDoc erforderlich ist, kann CAPTUREit direkt einen EXCHANGEit-Befehl initiieren, durch den Dokumente eingescannt und sofort in ein Back-End-System abgelegt werden. Auch Funktionen wie Scann-to-Email und „On-the-Fly“ scanning werden standardmässig unterstützt.
 
„Die neue Version ermöglicht eine rundum einwandfreie Kommunikation und hilft unseren Kunden so, die Geschäftsprozesse zu optimieren.  Die Betriebskosten sinken noch weiter durch die Möglichkeiten für leichtere individuelle Anpassungen – beispielsweise die Profilweitergabe“, so Rainer Czech, Vertriebsleiter bei AnyDoc Software Deutschland. „Der beste Weg ein schnelles ROI zu erwirtschaften, ist es, jeden einzelnen Schritt des Geschäftsprozesses zu optimieren.“
 
CAPTUREit‘s Quality Assure (QA) sichert saubere Images und verbessert die Datenerkennung und die Lesbarkeit. Die neue Distributed QA-Funktion erlaubt allen autorisierten Mitarbeitern, nicht nur den Scan-Administratoren, Qualitätssicherung an Dokumenten anzuwenden und die Geschwindigkeit zu verbessern, mit der Bilder und Informationen anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt werden können. Damit werden schnellere Geschäftsentscheidungen möglich. Anwender können beide Seiten von eingescannten Images abbilden. Verbesserte Multi-Stream-Unterstützung ermöglicht es Farb- und Schwarz-Weiß-Bilder gleichzeitig anzusehen. Eine oder beide Abbildungen können auf der Profil-Ebene an ihren endgültigen Bestimmungsort gesendet werden. So können verschiedene Dokumententypen an die geeigneten Zielsysteme gesendet werden.
 
Zusätzlich zu Patch Pages können Barcodes als Trennung verwendet werden, um den Anfang eines Batch-Dokuments oder einer Zusammenstellung von Dokumenten zu kennzeichnen. In der Output-Phase helfen neue Funktionen PDFs, PDF/A- Dokumente zu erstellen, die durchsucht und mit Tags versehen werden können. Diese neuen PDF-Optionen ermöglichen es, die Dokumente zu suchen und sie, ohne Verzögerungen im Geschäfts-Workflow, leicht aus jeglichem Back-End-System zu entnehmen.
 
AnyDoc®MANAGEit™ komplettiert das verarbeitete Bild, indem es CAPTUREit-Nutzern ermöglicht, Updates der CAPTUREit-Software automatisch an jeden Standort weiterzugeben. MANAGEit erlaubt die Beobachtung des Batch Level-Status, Aktivitäten verschiedener Standorte sowie ausstehender Arbeiten und vieler weiterer Aktivitäten von AnyDoc-Lösungen in Echtzeit.
 
Mehr Informationen über AnyDoc CAPTUREit unter: www.anydoccaptureit.com